Kommer corona til at ændre betalingsprocedurerne inden for logistikbranchen?

Er betalingsmålet for en regning overskredet, kan Inkasso International hjælpe kunderne med at få deres udestående hjem. I godt 86 procent af alle sagerne lykkes inkassotjenesten med denne opgave. Advokaten Alexander Obel leder inkassoafdelingen hos TIMOCOM og løfter i dette interview sløret for hemmeligheden bag inkassoafdelingens store succes. Herudover fortæller han om de aktuelle trends inden for logistikbranchen hvad angår betalingsfrister og overholdelse af selvsamme samt giver tips til en smidig afvikling af betalingsprocessen.

Alexander Oebel, kan du give en kort beskrivelse af dit arbejdsområde?
Jeg er ansat hos TIMOCOM, hvor jeg har ansvaret for de juridiske anliggender, herunder virksomhedens inkasso-service. Her består kerneopgaven i at mægle mellem kunderne samt at varetage virksomhedens juridiske interesser.

 

Nu vi er ved emnet inkasso: Hvad er hemmeligheden bag TIMOCOMs succesfulde inkassoservice?
…den hurtige igangsætning af de nødvendige inddrivelsesprocedurer i kombination med neutral mægling mellem begge parter i sagen. Hvis der hersker uenigheder mellem parterne (og her hjælper kulturforskelle eller sproglige barrierer ikke ligefrem på sagen), sørger vi for at mægle mellem dem, så de stadig kan se hinanden i øjnene efterfølgende og fortsætte samarbejdet. For vores kunder er det en lettelse at vide, at de har en pålidelig partner ved deres side, der hjælper dem med at overvinde disse hurdler.

 

Hvilke hurdler er der f.eks. tale om?
Ud fra vores erfaring er der faktisk ikke nødvendigvis tale om problemer af juridisk karakter. Ofte er kommunikationen simpelthen gået i hårdknude. Små misforståelser eller uoverensstemmelser kan i så fald vokse sig til et uoverstigeligt problem for de stridende parter.  I sådanne tilfælde er vores internationale team i stand til at understøtte parterne på mere end 27 forskellige sprog. Herudover er vi specialiseret i netop logistik- og transportbranchen og kan dermed gå direkte til sagen uden omveje - på kundens modersmål. Inkassofirmaer engageres ofte i tilfælde, hvor skylnderen slet ikke reagerer og kontakten mellem parterne derfor halter. I kraft af vores rolle som neutral formidler går vi ind og genopretter kontakten mellem kreditor og skyldner. Til dette formål gennemgår vi sagsdokumenterne og er på den måde i stand til at afklare åbne spørgsmål på saglig og faktuel vis.  TIMOCOM har sat sig som mål at forenkle samtlige logistikprocesser, herunder betalingsflowet.

 

Hvordan har corona påvirket transportfirmaernes økonomiske situation?
På den ene side har bestemte brancher udviklet sig i meget forskellige retninger som følge af situationen.  Det skyldes ændringer i markedssituationen. Visse varer har oplevet større efterspørgsel, andre mindre eller slet ingen. Transportører og speditører, der tidligere havde et bredt kundesegment, har med ét slag set hele brancher forsvinder fra ordrebøgerne. Transportvirksomheder målrettet transport af levnedsmidler, toiletpapir eller aktuelt også vacciner har derimod oplevet øget efterspørgsel. Andre logistik- og transportfirmaer har været nødt til at minimere deres udgifter under krisen, f.eks. ved at tage vognparken ud af drift eller skære i medarbejdernes timetal.  Hvorvidt statens hjælpepakker er nok til at redde virksomhederne vil vise sig. Ofte er grænsen mellem overlevelse og konkurs hårfin, og samtidig er det svært at yde den optimale hjælp til alle, eftersom de enkelte firmaers økonomi er skruet helt forskelligt sammen.

 

Har den aktuelle situation forårsaget ændringer i evnen og viljen til at overholde de aftalte betalingsfrister inden for logistikbranchen?
Generelt ses en større forsigtighed. Der er ikke den samme vilje til forhåndsfinansiering af serviceydelser som før. Inden for transportsektoren var det tidligere gængs praksis for ordretagerne at fakturere flere opgaver samlet, hvis de havde udført flere transporter for samme virksomhed. Ved betalingsforsinkelser blev alle udestående betalinger så sendt samlet til inkasso.

Siden corona har denne praksis ændret sig. Ordretagerne er i dag ikke lige så tålmodige som før, ligesom de ofte sender enkeltstående ubetalte regninger til inkasso. Samlet set lader viljen til at betale til tiden dog faktisk at være øget, hvilket har styrket virksomhedernes forretningsstabilitet.

 

Hvilke områder kræver stadig opmærksomhed i forhold til at optimere og styrke transport- og logistikvirksomhedernes forretningsstabilitet? 
Visse problemer lader sig forebygge. Inden for mange brancher forløber mange af de transportrelevante processer stadig analogt. Det gør processerne mere sårbare over for fejl.

En vare skal transporteres fra A til B. Dette er en fysisk proces, der kræver menneskelig indblanding – men selv efter varens ankomst fortsætter den analoge fremgangsmåde ofte. Varemodtagelsen kvitteres på følgesedlen. Her begynder en langsom og fejlbarlig proces, særligt hvis leveringen skal videregives til yderligere aktører. Leveringen kvitteres via fragtbrev, hvorefter kvitteringen videregives til de næste aktører i transportkæden. Et klassisk CMR-fragtbrev har fire gennemslag og gælder som den primære dokumentation for den gennemførte transport og dermed udførelse af den aftale serviceydelse i aftalekontrakten. Alle de involverede transportaktører har derfor stor interesse i at få fat på et af de originale gennemslag fra fragtbrevet.

Følgesedlen udleveres dog sjældent til ordregiveren umiddelbart efter levering, eftersom den ofte forbliver i lastbilen under resten af chaufførens kørsler indtil han igen kommer forbi hovedkontoret. Det giver forsinkelser helt fra starten af afregningsprocessen, idet den nødvendige dokumentation dermed mangler. I forbindelse med den manuelle afvikling løber man desuden den risiko, at fragtdokumentationen slet ikke når frem til transportvirksomheden. Hvis det originale dokument går tabt i posten, bliver det svært at dokumentere transporten. Kopier godtages ofte ikke i forbindelse med eftersøgningen. Resultatet er en lang kommunikationskæde med mange potentielle faldgruber. En digital udgave af fragtbrevet løser mange af disse problemer.

 

Hvordan kan digitaliseringen understøtte logistikbranchen i den aktuelle situation?
Et skift fra papirbaseret til elektronisk dokumentforvaltning kan være en stor hjælp for logistikbranchen. Dette gælder særligt i den aktuelle situation, hvor de fysiske kontorer hos mange vognmandsfirmaer og speditører er erstattet af home-office. Her er det sin sag at få udvekslet fysiske papirdokumenter.  I modsætning til dette scenarie kan den digitale bearbejdning af dokumenter udføres hurtigt og ukompliceret, uanset hvor medarbejderne befinder sig. Samtidig er elektroniske kvitteringer akkurat lige så gyldige som papirbaserede. Hvad mange ikke ved: Også indscannede eller kopierede dokumenter tæller i retten. Med henblik på skattedokumentation digitaliseres virksomhedens transportpapirer i de fleste tilfælde alligevel før eller siden.

 

Dermed kan man med fordel integrere dette trin tidligere i processen?
For ordregiveren vil det vigtigste spørgsmål til hver en tid være, hvorvidt varen er kommet sikkert frem. Dette spørgsmål besvares ikke bedre af et papirbaseret dokument end et digitalt. Mit tip: Ved alle processer bør man altid undersøge, hvorvidt der findes en elektronisk variant. Er svaret ja, bør man fra starten vælge denne mulighed. Inden for den aftalte betalingsfrist kan den elektroniske variant f.eks. fungere som udgangspunkt for opfølgende spørgsmål, levere manglende oplysninger og dermed igangsætte betalingsfristen. Ved behov kan originalen eftersendes per post.  Begge parter bør altid tilstræbe at gøre betalingsprocessen så ukompliceret og direkte som muligt. Det sparer både tid, penge og nerver.

Den elektroniske transportafvikling vil fortsætte sit momentum efter corona er jeg sikker på. Inden for logistikbranchen er der nemlig stadig behov for yderligere digitalisering. Herunder også af betalingsprocesserne.

 

Har du udestående kundebetalinger? Få hjælp af TIMOCOMs transparente inkasso-service, som du enkelt og ukompliceret booker online. Prisen kan du udregne på forhånd.

Book inkasso nu

 

Dette vil måske også interessere dig:

Inkasso succeshistorie: Mega Pol Trans sværger til TIMOCOM international inkasso

Hvor vigtig er det digitale netværk for fremtidens transportlogistik?

Sådan planlægger du individuel og databaseret transport af egne produkter